Outil d'amélioration de processus d'affaires
Ne perdez plus d'heures dans des tâches répétitives, des attentes inutiles ou des méthodes de travail floues. Décrivez simplement comment fonctionne votre entreprise : notre outil transforme vos opérations en un parcours visuel clair, vous permet de bâtir votre état futur amélioré et génère vos fiches explicatives pour faire gagner du temps à toute votre équipe.
Accédez à vos Dossiers d'affaires (Entretiens, Modélisation, Simulation & Demandes d'amélioration)
Profitez de 7 jours gratuits pour tester tous les modules (Entretiens, Modélisation, Simulation & Demandes d'amélioration), puis seulement 4,99 $ / mois (ou 49,99 $ / an) ou demandez un accès pour le domaine de votre entreprise.
« Doit-on avoir des employés exceptionnels dans un processus inefficace, ou des employés portés par un processus exceptionnel ? »
Lors de vos rencontres avec les employés sur le terrain, plus besoin de dessiner des boîtes tout en écoutant ! Notez simplement par point ou utilisez la dictée vocale : notre Module Entretiens des processus reconnaît automatiquement la personne et son rôle (ex. : « Marc qui est le conseiller aux ventes reçoit la demande client et prépare la soumission »), vous propose d'approuver en 1 clic le couloir et l'acteur détectés, extrait les tâches chronologiques avec leurs durées et isole les questions en suspens (?) dans les zones d'ombre à éclaircir.
En cliquant sur « Fin d'entretien », vous obtenez un tableau récapitulatif complet et pouvez transformer l'entretien en diagramme de processus ANSI maintenant, l'enregistrer dans le Dossier d'affaires pour plus tard ou le partager à un collègue.
Invitez vos collègues de différents départements dans le même entretien ! Chacun voit en temps réel les curseurs pointeurs avec les initiales et la couleur distincte de chaque participant (ex. : SO • Sophie en rose, JU • Julie en violet).
Plus besoin de passer des heures à aligner des boîtes ! Racontez simplement comment se déroule une opération avec vos propres mots (au clavier ou au microphone). L'outil identifie qui fait quoi, sépare les départements en couloirs et construit tout le parcours pour vous faire gagner du temps.
Ajoutez une activité, une décision ou un délai directement au bout d'une flèche grâce au bouton « + ». Dans le panneau de propriétés à droite, indiquez la durée, utilisez l'arbre de décision de valeur ajoutée (VAR, VAA, SVA) et associez les icônes ou logos de vos logiciels (CRM, ERP, Excel, Outlook).
Dans le Module Modélisation, votre équipe travaille simultanément.
Lors de vos réunions ou formations d'employés, lancez le Mode Présentation : le canevas met en évidence l'étape active avec un focus visuel étape par étape, affiche ses consignes détaillées en bas de l'écran et peut même présenter le processus à voix haute grâce à la Narration vocale en direct.
Comment améliorer un processus sans perdre le portrait de ce que vous faites aujourd'hui ? Cliquez simplement sur le bouton État futur : l'application duplique votre processus actuel dans un espace d'amélioration dédié. Vous pouvez alors supprimer les étapes inutiles, réduire les délais ou automatiser des tâches, puis passer à l'étape suivante : comparer votre État actuel et votre État futur !
Dès qu'un processus possède un « État futur » activé ici en modélisation, vous pouvez le sélectionner seul dans le module Simulation pour comparer son État actuel et son État futur en temps, en extrants et en argent (ROI $/h par couloir) !
Une fois votre État futur optimisé, cliquez sur Comparer Actuel vs Futur. Basculez entre les Calques fusionnés et le Rideau Rayons-X interactif pour superposer l'ancien et le nouveau diagramme : les étapes éliminées, les tâches optimisées et la hausse de votre Indice d'efficacité sautent immédiatement aux yeux.
Visualisez en un coup d'œil les étapes éliminées, optimisées ou automatisées et mesurez vos gains.
Fini les procédures disparates où chaque employé documente à sa manière ! Avec OptimizeMyProcess.ca, nous garantissons que chacun de vos processus est clair, structuré et présenté exactement de la même façon afin d'assurer une homogénéité parfaite au sein de votre équipe de travail.
Comme le montre cet exemple concret de Fiche PDF exportable, chaque processus génère automatiquement un document professionnel uniforme : déclencheur, intrants, livrables, temps total, étapes numérotées par rôle, outils utilisés et conditions strictes. Vos employés s'y retrouvent instantanément d'un processus à l'autre !
Sélectionnez n'importe quel processus de votre Dossier d'affaires — et s'il possède un État futur activé, cochez directement la pastille de l'état désiré ( État Actuel ou État Futur). Excluez les couloirs externes (ex. : Client, Fournisseur) et cochez la pastille moderne « Ajouter le volet ROI » pour indiquer le salaire horaire moyen ($/h) de chaque couloir, car chaque heure n'est pas rémunérée au même niveau selon le département !
Lancez une Comparaison de simulations soit en sélectionnant deux simulations complétées de votre dossier, soit en choisissant un seul processus à condition qu'il possède un État futur d'activé (avec la pastille permettant de cocher l'état désiré État Actuel ↔ État Futur). Selon votre choix lors de la mise en route (Option A ou Option B) et les salaires horaires par couloir, visualisez instantanément la différence en temps, en extrants et en ROI ($) avec une petite modélisation comparative vue de haut téléchargeable en PDF !
Ce nouvel élément apparaît distinctement dans votre liste de simulations avec sa constitution (ex. « Sim A ↔ Sim B » ou « État Actuel ↔ État Futur ») et se partage avec la même logique que les simulations régulières.
| Couloir / Acteur | Réf. (A) | Cible (B) | Écart Temps | Salaire ($/h) | Coût (A → B) | Écart ROI ($) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Service Ventes (Marc) | 10 min | 10 min | 0 min | 38 $/h | 6,33 $ → 6,33 $ | 0,00 $ |
| Opérations (Sophie) | 25 min | 15 min | -10 min | 35 $/h | 14,58 $ → 8,75 $ | -5,83 $ |
| Facturation (Julie) | 20 min | 10 min | -10 min | 36 $/h | 11,51 $ → 5,50 $ | -6,01 $ |
Tous nos modules partagent la même logique de Dossiers d'affaires : dans notre dossier « Opérations & Facturation PME », vous retrouvez au même endroit l'entretien avec Marc (Ventes), le diagramme « De la soumission à la facturation » (État actuel et État futur) ainsi que sa simulation de capacité (33,4/j). En cliquant sur Entretiens, Modélisation ou Simulation en haut de l'écran, les cartes du module choisi sont mises de l'avant tout en laissant visibles les autres éléments du dossier juste en dessous.
Partagez un Dossier d'affaires complet ou un processus précis en temps réel avec vos collègues (ex. : Marc aux ventes, Sophie aux opérations et Julie à la facturation), avec une option de Prévention du partage externe dans la console des gestionnaires de compte.
Prise de notes par point ou dictée, détection en direct des couloirs/acteurs.
Modélisation ANSI, Arbre VA/SVA, Présentation vocale auto et Fiche PDF.
Vérification des temps de tâches, calcul de capacité (Option A) ou ressources (Option B).
Un processus d'entreprise n'a de valeur que si chaque membre de l'équipe de travail peut le lire et le comprendre sans effort. C'est pourquoi nous avons intégré le Mode Daltonien directement sur le site et créé un panneau d'accessibilité intelligent lors de chaque téléchargement PDF : choisissez en un clic les Couleurs (Régulière ou Daltonien) et le Style de police (Régulière ou Dyslexie) tout en préservant à 100 % votre mise en page.
Choisissez le format de votre document avant le téléchargement (mise en page 100 % préservée).
Vérifier la conformité de la soumission approuvée et transmettre la facture finale au client.
Remplace les contrastes Vert / Rouge par une palette universelle Bleu Ciel / Orange immédiatement distinguable par tous vos collègues.
Supprime les italiques, ouvre la forme des lettres et espace les mots tout en conservant exactement les mêmes dimensions de boîtes et de pages PDF.
Basculez en un clic entre le français et l'anglais, et partagez des PDF nets et légers qui passent dans toutes les boîtes courriel d'entreprise.
OptimizeMyProcess.ca est un logiciel canadien développé pour être accessible à toutes les tailles d'entreprise — des entrepreneurs et PME jusqu'aux grandes organisations. Il donne le pouvoir aux entrepreneurs et aux entreprises d'améliorer eux-mêmes leurs processus d'affaires grâce à un outil spécialisé et facile d'utilisation, permettant d'éviter des frais exorbitants de consultants et de garder un contrôle constant de l'amélioration à l'interne de façon ludique et efficace.
Notre plateforme a également été pensée et bâtie dès le premier jour pour une clientèle francophone et anglophone : il n'y a aucune concession peu importe la langue que vous ou vos collègues choisissez. Que vous travailliez en français ou en anglais, l'interface, la dictée vocale, la création des processus et les fiches explicatives offrent exactement la même richesse et la même précision.
Un outil spécialisé, intuitif et immédiatement maîtrisé par vos équipes sur le terrain.
Gardez l'expertise et le contrôle constant de l'amélioration continue à l'interne, de façon ludique et efficace.
Conçu pour les clientèles francophones et anglophones avec une expérience 100 % native dans chaque langue.
Voici exactement et sans détour comment notre solution protège vos comptes, vos secrets d'affaires et respecte vos politiques internes de confidentialité :
Nous n'utilisons pas d'IA grand public pour analyser ou transformer vos processus. Notre technologie repose sur un algorithme propriétaire spécialement développé à l'interne : vos méthodes de travail, vos règles d'affaires et vos opérations ne sont jamais transmises à des moteurs d'IA publics externes ni utilisées pour entraîner des modèles tiers, garantissant ainsi la pleine gouvernance et la confidentialité de vos données.
Nous donnons la liberté d'exporter des documents de haute qualité pour ceux qui ne veulent pas enregistrer à l'intérieur de l'outil. Vous serez en mesure d'exporter tous les extrants dans des supports pertinents et optimaux pour vos équipes afin de les conserver uniquement sur vos propres serveurs.
L'authentification s'effectue directement via votre compte professionnel Microsoft (365 / Outlook / Entra ID) ou Google. Nous ne stockons aucun mot de passe dans notre base de données, éliminant le risque de fuite d'identifiants et profitant de la double authentification (MFA) de votre organisation.
Lorsque vous choisissez d'enregistrer vos dossiers et processus dans l'outil, ils sont protégés par des règles d'accès par ligne (Row-Level Security). Par défaut, vos créations sont strictement privées : seuls les collègues que vous invitez peuvent les consulter ou les modifier, et vous pouvez révoquer un accès ou supprimer un processus en 1 clic.
Toutes les communications entre votre navigateur et notre application sont chiffrées en transit via HTTPS (TLS). Notre algorithme propriétaire traite vos descriptions de processus sans recourir à aucune IA grand public externe, assurant que vos informations opérationnelles demeurent sous votre contrôle exclusif.
La gestion des abonnements et des cartes bancaires est entièrement prise en charge par Stripe, infrastructure certifiée PCI-DSS de niveau 1. Aucun numéro de carte de crédit ne transite par nos serveurs ni n'est conservé dans notre base de données.
Lorsqu'une entreprise bénéficie d'un accès par domaine, ses gestionnaires de compte désignés disposent d'un panneau de contrôle dédié permettant de voir la liste des utilisateurs actifs, de vérifier la date de leur dernière connexion et de supprimer immédiatement les comptes d'employés inactifs ou ayant quitté l'organisation.
Conformément aux principes canadiens et québécois de protection des renseignements personnels (Loi 25 / LPRPDE), nous pratiquons la collecte minimale : seuls votre adresse courriel professionnelle et votre nom d'affichage sont utilisés pour identifier vos dossiers et vos partages d'équipe.
Au Québec, la Loi 25 (art. 3.3 LPRPSP) demande aux organisations de réaliser une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) lors de l'acquisition ou de la mise en place d'un logiciel. Pour faire gagner des heures précieuses à votre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) ou à votre équipe TI, nous avons préparé un document PDF complet reprenant le modèle québécois (inspiré de la grille de la CAI), déjà prérempli avec précision selon l'architecture réelle de notre logiciel.
Commencez gratuitement pendant 7 jours. Poursuivez ensuite à seulement 4,99 $ CAD / mois par utilisateur sans contrat, ou demandez un accès par domaine d'entreprise pour toute votre équipe.
Aucune carte de crédit requise pour démarrer. Testez la création de processus, l'État futur, la comparaison et la fiche explicative avec vos collègues.
Dossiers et processus illimités, État actuel & État futur, mode Présentation, exports PDF/PNG et partage collaboratif. Annulable en 1 clic.
Activez le domaine courriel de votre entreprise avec un nombre de licences dédié et un panneau Gestionnaire de compte pour administrer vos utilisateurs actifs.
En t'inscrivant, ton essai démarre automatiquement. Même pas besoin d'entrer tes infos de carte de crédit. On est confiant que tu vas adorer optimizemyprocess.ca ;)
Des questions ? Contactez-nous à contact@optimizemyprocess.ca